Filo kiralama hizmeti denince aklınıza ne geliyor? Araçları filo firmasından teslim alıp geri kalan tüm işleri kendi bünyenizde yürüteceğiniz dev bir mesuliyet mi? Yoksa şirketinizin ulaşım ihtiyaçları için gerçek anlamda çözüm ortağınız olacak bir firmayı arkanıza almak mı? Filo kiralama hizmetlerinin kapsamı, yola hangi araç kiralama şirketiyle çıktığınızla yakından ilişkili!
Şirketinizin araç ihtiyaçlarını karşılamak için siz de filo kiralama hizmetinden faydalanmaya karar verdiniz. Peki, sizce filo kiralama hizmeti tek kalemlik bir işleme mi karşılık geliyor; yoksa aynı başlık altında aslında daha birçok hizmeti de kapsıyor mu? Bu sorunun yanıtı esasında seçeceğiniz filo firmasına bağlı. Kimi filo araç kiralama firmaları, müşterilerine istedikleri araçları temin ettikten sonra -kaza veya çalınma gibi durumlar haricinde- yükümlülükleri kiracı tarafa bırakıyor. Kimileri ise araçlara dair tüm sorumlulukları üstlenerek müşterilerine sadece araçları kullanma keyfini bırakıyor. Hem de diledikleri gibi…
Şimdi gelin, alanında uzman bir filo firmasının sizlere sunabileceği kiralama hizmetlerine yakından göz atalım!
1. Temel Filo Kiralama Hizmetleri
İster tek bir binek araç isterseniz de 10’dan fazla ticari veya hafif ticari araç kiralayacak olun; kurumsallaşmış ve alanında yetkin bir filo firmasını tercih ettiğiniz zaman, yeni partner şirketiniz size aşağıdaki hizmetleri koşulsuz şartsız sağlıyor olacak:
1.1. Araç Kiralama Süreci ve Filo Yönetimi için Danışmanlık
Bir araç kiralama firmasıyla görüşmek için filo kiralama teklif formu doldurduğunuzda veya firmayı aradığınızda ilk olarak çözüm merkezi devreye giriyor. İlk görüşmenin ardından talebiniz firmanın portföy yöneticileri ve memnuniyet araştırmacılarına aktarılıyor. Şirketinizin iş hacmi, gelir-gider dengesi, personel sayısı, ulaşım ihtiyaçlarının kapsamı ve sıklığı göz önünde bulundurularak size en uygun araç modelleri, adetleri ve ödeme koşulları paylaşılıyor.
1-4 yıllık araç kiralama sürecinde sunulan danışmanlığın yanı sıra, sözleşmenin yapılması halinde müşteri temsilcileri ayrıca filo yönetiminde hangi noktalara dikkat edilmesi gerektiğine ilişkin soruları da özenle yanıtlıyor. Aynı zamanda, gereksinim halinde müşteri ile birebir iletişime geçerek araçlarla ilgili işlemler hakkında çeşitli yönlendirmelerde bulunuyor.
1.2. Araç Mülkiyet İşlemleri
Uzun dönem araç & filo kiralama hizmeti veren kurumsal araç kiralama şirketleri müşterilerine genellikle yalnızca sıfır araç kiralıyor. Kiraya konu olan araçlar filo firmasının mülkiyetinde olacağı için satın alım öncesi ve esnasında gereken Zorunlu Trafik Sigortası kaydı, ruhsat çıkarma, zorunlu mali mesuliyet belgesi, tescil ve trafik belgesi gibi tüm evrak işleri de yine araç kiralama şirketi tarafından yürütülüyor. Bu da şirketlerin araç satın almak mı, kiralamak mı sorusu karşısında filo kiralama hizmetlerinin bir artısını daha ortaya koyuyor.
1.3. Kasko
Profesyonel filo şirketleri, müşterilerine kiraladıkları araçların asıl sahibi olmalarından hareketle kiralık araç kaskosu işlemlerini de kendi bünyesinde yürütüyor. Yani bu konuda da müşterilerine hiçbir işlem yaptırmadıkları gibi kasko tutarına istinaden herhangi bir ek ödeme de çıkmıyor.
1.4. Her Şehre Teslimat
Şirketinizin merkez ofisi ya da şubeleri ister İstanbul’da, ister Isparta’da isterse de Ardahan’da olsun. Yeni şirket araçlarınızı teslim almak için filo firmasının merkez ofisine gitmeniz gerekmiyor. Filo kiralama şirketleri, müşteriler nerede faaliyet gösteriyorsa araçların teslimatını o şehirde ya da en yakın noktalarda gerçekleştiriyor.
1.5. 7/24 Özel Portföy Yöneticisi Desteği
Geniş bir kurumsal yapılanmaya sahip olan filo firmalarının, her müşteriye özel olarak atadığı bir portföy yöneticisi bulunuyor. Bu portföy yöneticisiise her an erişilebilir oluyor. Yani şirketin araçlarla ilgili bir sorusu veya maruzatı olduğu zaman karşılarına daima aynı temsilci çıkıyor. Bu da ilgili portföy yöneticisinin süreçlere en iyi şekilde hakim olmasını; böylelikle de kiralık araç kullanımı hakkında her konuda hızlı ve pratik çözümleri üretebilmesini sağlıyor.
1.6. Ödeme Planını Seçme Hakkı
Filo firması ve kiracı adayı şirket arasında araç kiralama sözleşmesi için görüşmeler yapılırken, şirketin dönemsel ve yıllık kazanç grafiği göz önünde bulunduruluyor. Filo firması temsilcileri, bu doğrultuda müşteri adaylarına şirket bütçelerine en uygun ödeme koşullarını sağlıyor. Esnek ödeme seçenekleri kısaca sabit/peşinatlı ve artan/azalan şeklinde sunuluyor. Böylece şirketler, ihtiyaç duydukları araç kiralama hizmetlerini aylık kâr düzeylerini en iyi şekilde koruyarak alabiliyor.
1.7. MTV ve ÖTV Takibi ve Ödemeleri
Evet, kiralayacağınız araçları sözleşme sonuna dek artık sadece siz kullanacak veya tüm yetkileri şirket personellerine verecek olabilirsiniz. Ancak unutmayın, araçların sahibi her koşulda filo firması. Bu nedenle devlet için aracın MTV ve ÖTV gibi vergilerinin muhatabı da haliyle filo firması oluyor. Dolayısıyla bu vergilerin ödeme yükümlülüğünü sizin değil, çalıştığınız filo firmasının üstlenmesi gerekiyor.
Neyse ki kazanç yerine müşteri memnuniyeti odaklı çalışan filo kiralama firmaları, kiralık binek ve ticari araçlarda vergi ödemelerini aylık faturalara yansıtmadan kendisi yapıyor.
1.8. Periyodik Bakım İşlemlerinin Takibi
Bildiğiniz üzere normal şartlarda araç muayenesi, yani periyodik bakım işlemleri taşıt üzerinde mülkiyet hakkı olan kişinin sorumluluğunda oluyor. Ancak kiralık araçlarda işler değişiyor. Yine de filo şirketinin müşteriye özel portföy yöneticisi, bakım zamanı geldiğinde randevu alması için müşteriye bizzat bilgi veriyor. Böylece kiralık araç kullanıcısı olan şirket personelleri muayene zamanlarını kendisi takip etmek zorunda kalmıyor. Personellerin sadece randevu alıp aracı doğru zamanda muayene istasyonuna götürmeleri gerekiyor.
1.9. Yol Yardımı
Kiralık araçlarla yolda kalınması ya da kaza yapılması durumunda ilgili bölgede hizmet veren yol yardım araç ve ekiplerini bizzat arayıp bulmak gerekmiyor. Kiracı şirket bünyesindeki personelin, doğrudan portföy yöneticisini arayarak bulunduğu bölgeye yol yardım hizmetlerinin gönderilmesini istemesi yeterli oluyor. Bu hizmet de haliyle, “Filo oto kiralama şirketler için neden önemli? sorusuna verilen en iyi yanıtlardan biri oluyor.
1.10. Anlaşmalı Servis Ağı Desteği
Türkiye genelinde hizmet veren büyük filo kiralama şirketlerinin genellikle her ilde anlaşmalı servis noktaları bulunuyor. Bu da ülkenin neresinde olurlarsa olsunlar, müşterilerin ihtiyaç duymaları halinde zahmetsiz bir şekilde araç bakım ve onarım desteği almalarını sağlıyor. Çünkü bu sayede, kiralık araçlar anlaşmalı servis noktasına götürüldüğünde yoğunluk vb. nedenlerle geri çevrilmiyor ve hatta bekletilmiyor, sıra önceliğiyle doğrudan işleme alınıyor.
1.11. Mobil Uygulama Erişimi
Filo kiralama sözleşmesi başladığı andan itibaren, araç kullanım yetkisi olan şirket personellerine kiralık araç mobil uygulaması üzerinden bir kullanıcı hesabı tanımlanıyor. Böylece tüm araç sürücüleri, araçlarla ilgili bir işlem ihtiyacı veya sorun ortaya çıktığı zaman taleplerini mobil uygulama üzerinden de kolayca iletebiliyor.
1.12. İkame Araç Temini
Kullanılan bir kiralık araç belirli süre için kullanım dışı olduğunda filo firmaları müşterilerine ikame araç da sağlıyor. Yani uzun dönem araç kiralamanın avantajları bu noktada da kendisini gösteriyor. Böylece araçlar bakım ve onarım sürecindeyken ya da hırsızlık gibi nedenlerle ortadan kaybolduğunda dahi müşteriler mağdur olmuyor. Ancak tabii sözleşmede ilk baştan böyle bir madde olması gerekiyor.
1.13. HGS/TTS
Filo kiralama hizmetlerinden faydalanmak isteyen müşteriler, şirket araçlarına HGS (Hızlı Geçiş Sistemi) ve Taşıt Plaka Tanıma Sistemi takılması için de kiralama firmasından talepte bulunabiliyor. Ancak bu hizmetin alınıp alınamayacağını baştan öğrenmek adına, filo kiralama görüşmesinde sorulması gereken sorular hakkında bir ön hazırlık yapmakta fayda var. Filo firması bu hizmeti de karşılıyorsa, kiralık araçlar direkt HGS ve TPC’li olarak müşteriye teslim ediliyor.
1.14. Lastik Değişim ve Saklama
Kiralık araçlar müşterilere genellikle dört mevsim lastikleriyle teslim ediliyor. Ancak faaliyet gösterilen şehir veya şehirlerde zorunlu kış lastiği uygulaması varsa, müşteriler lastik değişimi ve saklama işlemleriyle sonradan kendisi uğraşmak durumunda kalabiliyor. Neyse ki sektöründe öne çıkan filo firmaları, sözleşme aşamasında talep etmeleri halinde müşterilerine bu alanda da hizmet verebiliyor.
1.15. Logo Giydirme & Sökme
Müşteriler tarafından talep edilmesi halinde kiralık şirket araçlarının logo giydirme ve sökme işlemleri de filo firması tarafından yaptırılabiliyor. Bunun için şirketlerin sadece müşavir işlemleri için fatura ve trafik tescil işlemleri için dekont ibraz etmesi yeterli oluyor. Ardından ilgili işlemlere yönelik hazırlanan yetki yazısı ve vekaletname filo firması tarafından müşteriye iletiliyor.
2. Sözleşmeye Eklenebilecek Yan Filo Kiralama Hizmetleri
Artık alanında uzman bir filo firması tercih ettiğinizde alabileceğiniz temel hizmetleri biliyorsunuz. Peki, sözleşme aşamasında başka hangi filo kiralama hizmetlerini talep edebileceğinizi biliyor muydunuz? İşte, araç ve filo kiralama ücretini belirleyen bileşenler kapsamında alabileceğiniz ek filo kiralama hizmetleri:
2.1. Özel Plaka ve İl Bazlı Plaka
Nasıl ki her şirketin kendine ait bir logosu ve kurumsal kimliği varsa, kullanacakları kiralık araçların plakaları da özelleştirilebilir. Sözleşme aşamasında filo firmasından talep edilen bu hizmet sayesinde, belirtilen tutarlar karşılığında araçların tümü ya da her biri için kiralık araçlara özel plaka çıkarılabiliyor. Buna ek olarak araçların plakaları talebe göre il bazlı olarak da hazırlatılabiliyor.
2.2. Yurt Dışı Kullanımı için Evrak Başvurusu
Kiralanan araçlarla yurt dışına çıkılacaksa bunun için gerekli evrak hazırlığı ve başvuru işlemlerini araç sahibinin değil; kullanıcı olan tarafın yapması gerekiyor. Ancak filo firmasına başvuru ve işlem yapma vekaleti verildiği takdirde sorumluluklar bu alanda da ortadan kalkıyor. Sigorta poliçesi gibi tüm evrak talep ve hazırlık işlemleri, bu durumda portföy yöneticisi tarafından yapılıyor.
2.3. Ek Donanımlar
Diyelim ki özel misafirlerinizi karşılamak ve ulaşım ihtiyaçlarını gidermek adına bir minivan kiralamaya karar verdiniz. Bu araca veya dilediğiniz tüm araçlara buzdolabı, TV vb. kiralık araç opsiyonel donanım seçeneklerinin eklenmesini talep edebilirsiniz. Elbette, operasyon ve güvenlik ihtiyaçlarınızı karşılamak için araçlara çeki demiri, GPS, kar zinciri, kamera vb. önemli donanımları da ekletmeniz mümkün.
3. Özel Paket Olarak Sunulan Ek Filo Kiralama Hizmetleri
Yazıyı buraya kadar okuduğunuza göre, sözleşmenizde yer alabilecek ek filo kiralama hizmetleri de sizin için artık açıklığa kavuşmuş demektir. Bir de bundan farklı olarak, “ürün” veya “hizmet ürünü” adı altında faydalanabileceğiniz ek paketler de bulunuyor. Pek çoğunu sadece Hedef Filo’nun sunduğu bu özel ürünlerden bir kısmı sadece sözleşme aşamasında satın alınabilirken, bazıları ihtiyaç halinde sonradan da sözleşmeye ekletilebiliyor.
3.1. Fiyat Güvencesi
Fiyat Güvencesi adlı ek ürün, araç kiralamada kilometre aşımı söz konusu olduğu durumlarda sözleşme sonunda ortaya çıkabilecek ek maliyetleri ortadan kaldırıyor.
3.2. Konfor Paket
Araçların kullanıma bağlı olarak ortaya çıkan bakım ihtiyaçları ve onarım hizmetlerinin sorumluluğu, normal şartlarda kiracı tarafa ait oluyor. Ancak Konfor Paket ürününden faydalanılması halinde kullanıma bağlı nedenlerle yapılacak işlemlerin ücreti de filo firması tarafından karşılanıyor. Üstelik yapılan işlemlerin tutarı, filo kiralamada ödeme planları, fatura ve vergilendirme başlıklarına hiçbir şekilde dahil tutulmuyor.
3.3. Araç İade Güvencesi
Araç İade Güvencesi adlı ek ürün, araçlar sözleşme sonunda filo şirketine geri teslim edilirken genel kaporta hasarı, temizlik sorunları ve aşınma bedellerinin müşterilere ek ücret olarak yansımasını engelliyor.
3.4. Erken İade Güvencesi
Erken İade Güvencesi adlı üründen faydalanılması, araçların sözleşme bitiminden daha önce teslim edilmek istenmesi durumunda avantaj sağlıyor. Öyle ki bu ürün, standart erken iade ceza bedeli tutarlarına göre daha makul bir ödeme yaparak erken araç teslimi yapmayı mümkün kılıyor.
3.5. Bedelsiz Erken İade Hakkı
Bedelsiz Erken İade Hakkı adlı özel ürün, Erken İade Güvencesi’nin sunduğu avantajların daha da üstüne koyuyor. Çünkü bu ürün satın alındığında, tek seferde kiralanmış olan 10 veya daha fazla araçtan en az 10’da 1’i, herhangi bir bedel ödenmesi gerekmeden erken iade edilebiliyor.
3.6. Vale Hizmetleri
Filo kiralama hizmetleri içerisinde ayrı birer ek hizmet ürünü olarak çeşitli vale servislerinden de faydalanabiliyor. Teslimat Valesi, İade Valesi, Periyodik Bakım Valesi, Lastik Valesi ve Muayene Valesi olmak üzere çeşitlenen bu hizmetler sayesinde araçların anahtar teslimi, lastik değişim işlemleri, şirket aracı periyodik bakım/muayene süreçleri ve sözleşme bitimindeki iadeleri, filo firması bünyesinde çalışan valeler tarafından gerçekleştiriliyor.
3.7. Yerinde Lastik Değişim Hizmeti
Lastik Valesi adlı hizmet ürünü araçları lastik değişimi için servise getirip götürmeyi kapsarken, Yerinde Lastik Değişim Hizmeti bu işlemin doğrudan şirket adresinde yapılabilmesini sağlıyor. Bu ek hizmet ürünü, özellikle de birden fazla kiralık şirket aracı kullanan müşterilere yaz ve kış lastiğine geçiş dönemlerinde büyük kolaylık sağlıyor.
3.8. Yakıt Yönetim Sistemi
Yakıt Yönetim Sistemi, filo firmasının anlaşmalı olduğu benzin istasyonlarından indirimli olarak yakıt almayı mümkün kılıyor. Ayrıca araç kullanıcılarının dolum işlemi için istasyonda herhangi bir ödeme yapması da gerekmiyor. En önemlisi de bu sistem sayesinde şirket araçlarına yapılan tüm yakıt dolumları aylık raporlar halinde hazırlanıyor. Böylece müşteriler yakıt tasarrufu ve tüketimi konusunda da avantaj elde ediyor.
3.9. Sat Kazan Kirala Kazan
Sat Kazan - Kirala Kazan vb. hizmet ürünleri, filo firmasından araç kiralayacak şirketlerin mevcut araçlarını satarken de avantajlı çıkmasını sağlıyor. Şirketlerin elden çıkarmak istediği kullanılmış araçların gerçek değerinde satılması bir yana, kiralama süreci başladığında özmal araçların kullanımına kıyasla da büyük artılar ortaya çıkıyor.
3.10. Ceza Yönetimi Hizmeti
Bildiğiniz üzere, araçlara yazılan trafik cezalarını ve idari para cezalarını kesildiği anda öğrenmek her zaman mümkün olmuyor. Bu da erken ödeme indiriminden faydalanma imkanını ortadan kaldırdığı gibi yazılan cezalara faiz uygulanmasına da yol açabiliyor. Peki, kiralık araçlarda trafik cezasını kim ödüyor?
Şöyle ki, normal şartlarda kiralık araç için ceza ödemelerinden kiracı taraf sorumlu tutuluyor. Ancak Ceza Yönetimi Hizmeti sayesinde şirket araçlarına kesilen tüm cezalar filo firması tarafından takip edilerek en kısa sürede ödeniyor. Böylece müşteri, ceza tutarını ayrıca takip edip ödemek yerine sadece aylık faturada görüyor.
3.11. Ek Sigortalama Hizmetleri
Bilindiği üzere, Zorunlu Trafik Sigortası herhangi bir kaza halinde karşı tarafı korumayı sağlarken kasko ise aracı ve araç sahibinin çıkarlarını gözetmeye odaklanıyor. Ancak konu kiralık araçlar olduğunda kiracı ve kullanıcı olan taraflar da kendisini güvence altında hissetmeye ihtiyaç duyabiliyor. Bu durumda ise filo firmalarının ek sigorta hizmetleri devreye giriyor. Bu tür filo kiralama hizmetleri, kayıp anahtar sigortası, ferdi kaza sigortası, ihtiyari mali mesuliyet (İMM) sigortası ve sadece üçüncü tarafların hasarlarını karşılayan excess sigorta seçeneklerini kapsıyor.
3.12. Filo Yönetimi
Yazının buraya kadar olan kısmında, araç kiralama sürecinde hem filo firmasının üstleneceği sorumlulukları hem de kendi yükümlülüklerinizi tek tek öğrenmiş oldunuz. Peki, araç kiralarken şirketinizde ayrı bir filo yöneticisi pozisyonu açmanıza gerek bile kalmasa nasıl olurdu? Eğer kullandığınız şirket araçlarına dair tüm kayıtlar anbean dijital bir sisteme işleniyor olsaydı, buna zaten gerek kalmazdı; öyle değil mi? O halde müjde!
Türkiye’nin lider kurumsal araç kiralama firması Hedef Filo, müşterilerine sektörde sunulan tüm temel, ek ve özel araç kiralama hizmetlerinin yanı sıra filo yönetimi alanında da ayrıcalık sağlıyor. Hedef Filo’nun filo yönetim uygulaması HedMobil’de araçların tüm hareketleri ve kullanım istatistikleri otomatik olarak işleniyor ve raporlanıyor. Yani Hedef Filo müşterileri, filo kiralama hizmetlerinde iç yönetim açısından da büyük kazanımlar elde ediyor. Peki, Hedef Filo’nun araç kiralama teklif formunu doldurmak için siz hala neyi bekliyorsunuz?