Etkili Filo Yönetiminin 9 Temel İlkesi

Etkili filo yönetimi filoların maliyet optimizasyonu, verimlilik ve sürdürülebilirlik ilkeleriyle yönetilmesini içeriyor. Tabii bu ilkelerin işleyebilmesi için çok kapsamlı bir planlama ve organizasyon becerisi geliştirmek gerekiyor. Bu kapsam sürücülerin eğitilmesinden yakıt tasarrufuna kadar pek çok kalemi kapsıyor. Peki, etkili filo yönetimi nasıl yapılır? Filo yönetiminde sıkça yapılan hatalardan nasıl uzak durulur? Bu ve daha pek çok önemli sorunun cevapları ve etkili filo yönetimi sırları bu yazıda sizleri bekliyor.

Filo Yönetiminde En Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

Filo yönetimi en az üç ve daha fazla aracın önceden belirlenmiş bütçe ve zaman içerisinde verimli ve sorunsuz çalışması için izlenen kurallar ve işler bütününü ifade ediyor. Araç kiralama şirketlerinin en önemli sorumlulukları arasında gelen filo yönetimi, iş yükünün büyüklüğü nedeniyle bazı hatalara açık olabiliyor.
Filo yönetiminde en sık yapılan hatalar arasında yakıt tüketimini optimize edememek, araçların bakım takibini dikkatli yapmamak, sözleşme ve ek belgelerin arşivlenmesinde sıkıntılar yaşamak, hatalı ve eksik teknoloji kullanımı, veri analizlerinde yetersiz kalmak, sürücü eğitimi konusunu ihmal etmek gibi filo performansını ve verimliliğini olumsuz etkileyecek başlıklar yer alıyor.

Etkili Filo Yönetiminin 9 Temel İlkesi Nelerdir?

Filo yönetimi oldukça komplike, çok sayıda bileşeni olan bir alan olduğu için temel ve değişmez ilkeler belirleyerek ilerlemek gerekiyor. Etkili filo yönetimi için gereken 9 temel ilke sayesinde araç kiralama şirketi filo yönetiminde hata payını minimuma çekebiliyor ve müşterilerine tutarlı bir hizmet sunabiliyor.

1. 1. Filo Güvenlik Politikası Beyanı: Filo güvenlik politikası beyanı, araç kiralama şirketinin güvenliğe yönelik genel yaklaşımını ve bağlılığını tanımlar. Şirketin güvenlik felsefesini, hedeflerini ve filo operasyonlarında yer alan herkesin sorumlulukları bu beyanda yer alıyor.
2. 2. Filo Politikası Kapsamı: Bu ilke, şirketin genel politikasının kimleri ve neleri kapsadığını gösteriyor. Araç kiralama şirketi politikası genellikle filo yöneticileri, sürücüler ve şirket yönetimini kapsıyor. Bu kişilerin sorumlulukları ve görevleri bu kapsamda ifade ediliyor.
3. 3. Filo Harcama İlkesi: Şirket Filo yönetimi ilkesinin bu bölümünde net harcama kuralları ve onaylı iş akışları yer alıyor. Yetkisiz harcamalar ya da görevlendirilmelere izin verilmemesi, temel filo yönetimi ilkeleri arasında yer alıyor.
4. 4. Araç Kullanım İlkesi: Filo yönetiminin bu ilkesi, sürücülerin şirket araçlarını hangi koşullar altında kullanabilecekleri açık ve net çizgilerle tanımlanıyor.
5. 5. Sürücü Yönetim İlkesi: Bu ilke, sürücü yeterlilik gereksinimlerini, değerlendirme kriterlerini ve sürücü standartlarının belirlenmesi konularını ana hatlarıyla içeriyor.
6. 6. Kaza Bildirim Prosedürleri: Filo yönetimi temel ilkelerinde bir kazadan sonra hem sürücü hem de yönetimin üstlenecekleri sorumlulukların açıkça belirtmesi gerekiyor.
7. 7. Araç Muayenesi ve Bakımı: Filo yönetimi ilkelerinin bu bölümü, araç bakımlarının ve muayene işlemlerinin ne zaman ve nasıl gerçekleşeceği hakkında bilgi içeriyor. Rutin ve beklenmeyen bakım ihtiyaçları için muayene programları, dokümantasyon gereklilikleri ve raporlama protokolleri oluşturmak da yine filo yönetim ilkeleri arasında yer alıyor.
8. 8. Sürücü Güvenliği İlkesi: Bu ilke, sürücülerin araç kullanabilecekleri ve kullanamayacakları koşullar ile araç kullanırken uyulması gereken kuralları ana hatlarıyla belirtiyor.
9. 9. Filo Güvenliği Kontrol Listeleri: Bu kontrol listeleri araç muayenelerini, kaza raporlama prosedürlerini ve sigorta verilerini kapsıyor. Standardizasyonu ve veri takibini sağlamak için tüm günlük operasyonlarda kontrol listeleri oluşturulması ve takip edilmesi gerekiyor.

Filo Yönetiminde Planlama ve Organizasyon

Etkili filo yönetimi, geniş kapsamlı ve çok sayıda detay içeren bir dizi proses, planlama ve organizasyona hakim olmak anlamına geliyor. Filo yönetimi pek çok değişkenlerin var olduğu dinamik bir alan olduğu için planlama ve organizasyonda da aktif ve öngörülü olunması gerekiyor. Planlama ve organizasyon ilkeleri, uzun dönem araç kiralama, elektrikli araç ya da ticari araç kiralama fark etmeksizin tüm filoların yönetiminde en temel ilkeyi oluşturuyor. Planlama ve organizasyon çalışmalarının sistemli biçimde yürütülmesi için güncel yazılımlardan faydalanmak, iş yükünü ve hata riskini önemli ölçüde azaltıyor.
Filo yönetiminde planlama ve organizasyon şeması altında araçların periyodik bakım tarihleri, araç kiralama vergisi bedelleri, sigorta poliçeleri ve kapsamları, kaza ya da arıza yapan araçların takibi ve müdahale işlemleri, yakıt yönetiminin takip edilmesi gibi çok fazla sayıda sorumluluk bulunuyor. Filo yöneticilerinin tüm bu somut işlemlerin yanında beklenmedik sorunlara ve krizlere karşı hazırlıklı olmaları, acil eylem planlarının her durum için hazır olması ve sorunlara karşı filo yönetimi ilkelerinden çıkmadan çözümler üretilmesi gerekiyor.

Araç Bakım ve Kontrol Süreçleri

Araç bakım ve kontrol sürelerinin organizasyonu ve takibi, filo yönetiminin temel görevleri arasında yer alıyor. Filoda bulunan araçların sağlıklı işlemesi, bakım ve kontrollerinin belirli periyotlarda titizlikle uygulanmasıyla mümkün. Filo yönetiminin veri analiz yazılımlarından da yararlanarak araçların rutin bakım tarihlerini takip etmeleri gerekiyor.
Bunun yanında periyodik kontrollerle ön bakım denilebilecek önlemleri de uygulaması şart. Araçlara ait tüm bakım kontrol verilerinin filo yönetimi tarafından kayıt altına alınıp arşivlenmesi gerekiyor.  böylece beklenmeyen arızalarla karşılaşıldığında aracın bakım ve kontrol kayıtlarına bakılarak hızlı sorun tespiti yapılabiliyor ve çözüm bulunabiliyor.

Teknoloji Kullanımı ile Filo Takibi

Araç takibi, bakım kontrol çizelgeleri, yakıt takibi, yasal süreçlerin düzenlenmesi ve kayıt altına alınması gibi çok sayıda sorumluluğun bulunduğu filo yönetiminde tüm verilerin akıllı yazılımlarda depolanması gerekiyor. Daha hızlı, doğru ve karşılaştırmalı analiz yapma, planlama ve uygulama kolaylığı sunma gibi avantajlar getiren araç takip yazılımları, filo yöneticileri için vazgeçilmez bir yardımcı.

Hedef Filo, hizmetlerini sadece uzun dönem, elektrikli ya da ticari araç kiralama ile kısıtlamak yerine akıllı yazılım hizmetleri de sunarak müşterilerinin hayatını kolaylaştırıyor. Hedef Filo’nun araç takip sistemi yazılımı Hedmobil, “yolculuklarınıza akıl katan teknoloji” olma özelliğini taşıyor. Hedmobil, araç filolarını ya da aracınızı anlık takip etme imkanı sunuyor.
Mobil baz istasyonları ve GPS teknolojisi entegrasyonu ile çalışan Hedmobil, araçların hız, yön, konum, kontak durumu, yakıt bilgisi, günlük kilometre bilgisini hem anlık hem de geçmişe dönük olarak raporluyor. Alarm durumunda ise SMS ya da e-posta yoluyla bilgi gönderiyor. Hedmobil yazılımı ile filolarınızın performansını ve operasyonel verimliliğini artırabiliyorsunuz.

Yakıt Yönetimi ve Tasarruf Yöntemleri

Etkili filo yönetiminde mutlaka planlı bir şekilde ilerlemek için araçların yakıt durumlarının yakından akibi gerekiyor. Yakıt tasarrufu filo yönetimi avantajlarınız arasında ilk sıraya yazmanız gereken kalemi oluşturuyor. Çünkü yakıt yönetimi hem sürdürülebilirlik hem de maliyet optimizasyonu için son derece gerekli. Filonun yakıt tüketimi, bir aracın belirli kilometre yol aldığında kaç litre yakıt harcadığı verisinden yola çıkarak hesaplanıyor.
Yakıt tasarrufu ise aracın daha çok kilometreyi daha az yakıtla katedebilmesinin yollarını bulmaya deniyor. Filo yöneticisi araçların yakıt tüketimini analiz ederek yakıt tasarrufu için yol haritası çıkarabilir, böylece filo yönetiminin en büyük gider kalemi olan yakıtlarda tasarruf etme imkanı bulabilir.

Sürücü Yönetimi ve Eğitimleri

Başarılı filo yönetimi ilkelerinden biri de sürücü yönetimi ve eğitimleri başlığını taşıyor. Filo sürücülerinin başta güvenli sürüş tekniklerine hakim olmaları şart. Buna ek olarak zaman yönetiminde başarılı, planlama ve organizasyon becerisi olan, maliyet optimizasyonu yapabilen, uyumlu birer takım arkadaşı olmaları gerekiyor.
Etkili filo yönetimi için filo yöneticisinin görevi de sürücülerin performanslarını takip ederek analiz etmek, sorunları önceden tespit edip çözüm bulmak, sürücülerin eğitim ve gelişimlerine devam etmelerini sağlayacak organizasyonlar yapmak oluyor. Hedef Filo, bünyesinde Güvenli Sürüş Eğitimleri hizmeti vererek sürücülerin trafik bilgisini artırmalarını ve doğru pratikler edinmelerini sağlıyor.

Maliyet Kontrolü ve Verimlilik

Filoların en büyük maliyet kalemleri yakıt olduğu için etkili filo yönetiminde maliyet kontrolü ve verimliliği sağlamak için yakıt tüketiminin optimize edilmesi gerekiyor. Sürücülerin tasarruflu sürüş alışkanlıkları edinmesini sağlamak, maliyet kontrolü ve verimlilik için son derece etkili. Şirket yakıt kartları kullanarak düzenli takiple fazla yakıt tüketiminin önüne geçmek mümkün.
Bakım ve onarım rutinlerinin aksatılmaması da arıza ve kaza riskini azaltarak öngörülemeyen maliyet kayıplarının önüne geçiyor. Maliyet yönetiminde  verimliliği düşük ve ihtiyaç dışı araçların filodan çıkarılması, mevcut araçların teknolojik donanımının ve modellerinin üst seviyelerde olması da farklılık yaratıyor.

Risk Yönetimi ve Güvenlik

Filo yönetimi anlık sorunlara ve öngörülemeyen krizlere açık bir alan olduğu için risk yönetimi ve güvenlik tedbirlerinde son derece dikkatli olunması gerekiyor. Filo yöneticileri çok geniş kapsamlı ve öngörülü risk analizleri oluşturmalılar. Aynı şekilde sürücülerin ve araçların güvenliğini sağlamak için de önlemler listesine sahip olmalılar. Risk yönetimi ve güvenlik için Hedmobil gibi araç takip sistemleri kullanılarak sürücü davranışları kontrol edilebiliyor. Güvenli sürüş eğitimleri ile sürücülerin bilgisi ve doğru alışkanlıkları geliştirilebiliyor.

Filo Yönetiminde Sürdürülebilirlik

Filo yönetiminin en kapsayıcı ve önemli ilkelerinden biri de sürdürülebilirlik. Sürdürülebilirlik olmadan diğer tüm ilkelerin ve yönetim politikalarının devamlılığını sağlamak zor. Yakıt tasarrufundan risk yönetimine her alanda sürdürülebilir kararların alınması ve takip edilmesi gerekiyor. Özellikle maliyet optimizasyonu ve yakıt tasarrufu için filodaki araçların yeni modellerden oluşturulması önemli. Bu noktada tasarruflu yakıt seçeneği sunan elektrikli araç kiralama hizmeti de filo yönetimi için önemli avantajlar sunuyor.

Uzun dönem elektrikli araç kiralama sayesinde düşük işletme maliyetlerine ulaşmak, böylelikle daha sürdürülebilir bir filo yönetimi oluşturmak mümkün. elektrikli araçlar genellikle yeni teknolojilerle donatılmış olduğu için de yakıt tasarrufu başta olmak üzere pek çok konuda tasarruf imkanı sunuyor. Karbon ayak izinin düşük olması da çevreye katkı adına öne çıkan bir diğer özellik. İçten yanmalı motorlu araçlara göre daha az parçaya sahip olan elektrikli araçlar, daha az bakım maliyeti anlamına da geliyor.

Hedef Filo, tüm filo ve kiralık araç ihtiyaçlarınız için maliyet optimizasyonu ve sürdürülebilirlik içeren çözümleriyle daima yanınızda!